Deducir el gasto del móvil

Si como empresario o profesional, dispone de una única línea de teléfono que utiliza tanto para su actividad empresarial como para fines privados, la norma tributaria le impide poder deducir en ninguna cantidad los gastos de dicha línea.

Para poder deducir el gasto soportado en este concepto en IRPF, es necesario disponer de una línea de teléfono que se use de manera exclusiva en la actividad empresarial. Lo mismo sucede a efectos de IVA, ya que la norma de este impuesto condiciona la deducibilidad de la cuota de IVA a que el gasto haya sido deducible en IRPF.

Muchas compañías telefónicas ofertan contratos en los que se combina la cuota de teléfono fijo, junto con 2 (o más) líneas móviles. En el caso de contratar uno de estos productos para utilizar una de estas líneas en la actividad empresarial, será necesario que el proveedor desglose, por separado en la factura, el importe correspondiente a esta línea. En caso contrario la factura no será deducible en ninguna cuantía.

 

Deducibilidad de los gastos por desplazamientos, comidas, alojamiento, etc…

ACTUALIZADO 07/05/2020

Un problema frecuenta al que se enfrentan los autónomos es el de tener que realizar desplazamientos fuera de su lugar de residencia habitual para desempeñar su labor empresarial o profesional. En estos casos, se incurre de manera inevitable en gastos de desplazamiento, manutención, e incluso gastos de alojamiento, si el desplazamiento dura varios días.

Frecuentemente este tipo de gastos se denominan de manera coloquialmente como “dietas”, aunque siendo rigurosos esta denominación no sería la más precisa ya que el término dietas es más correcto utilizarlo para los gastos en los que incurre un empleado, con motivo de sus desplazamientos fuera de su lugar de trabajo, y no para los gastos en los que incurre el propio autónomo titular de la actividad.

Regla general.

Como regla general debemos considerar que todo este tipo de gastos deben ser gastos relacionados directamente con el desarrollo de la actividad, y debe ser “necesario para la obtención de ingresos” de la misma.

Además debe estar justificado mediante el documento legalmente establecido (factura o documento sustitutivo de la misma). Por tanto quedan excluidos los tickets, recibos, albaranes o similares que no sean estrictamente facturas. Los requisitos que debe cumplir una factura para poder considerarse como completa y deducible pueden consultarse en el artículo previo: ¿Cuándo es deducible el IVA soportado?

Además, los desplazamientos que originen todos los gastos por “dietas” han de ser siempre fuera del municipio donde tenga la vivienda habitual o el domicilio de la actividad el empresario.

Gastos por desplazamientos

Todos los gastos por desplazamientos en transporte público (taxi, tren, autobús, avión…) son deducibles siempre que cumplan con lo expuesto en la regla general anterior, es decir, que se encuentren documentados mediante factura, y que se justifique su necesidad y su relación con la actividad.

Dentro de esta categoría podemos englobar también los gastos por desplazamiento en el vehículo propio del empresario (gasolina, peajes, parking, etc..). En este caso debemos considerar que sólo se considerarán deducibles en el caso de que el vehículo esté afecto al 100% a la actividad. No se permite, por tanto, una afectación parcial de los gastos, pero sí del 50% del IVA, tal y como se explicó en el artículo previo: El vehículo de empresa y sus gastos ¿son deducibles?

Gastos por comidas y alojamiento.

En lo que respecta a este tipo de gastos, en general, el criterio para poder deducirlos es el mismo que para los gastos de desplazamiento, es decir, deben estar justificados mediante factura y deben estar relacionados con la actividad.

A este respecto puede observarse la consulta V0108-13  donde además de estos requisitos también considera que se deberán eliminar aquellos que se consideren excesivos o desmesurados y deben poder ser individualizados en el sentido de que cada gastos pueda ser aplicado a una situación en concreto y no utilizarlos de forma genérica e indeterminada. En este sentido, será de especial utilidad para la prueba la utilización de partes de gasto detallando cada uno de los gastos en los que se incurre, el motivo de los mismos y adjuntando los justificantes de cada uno de ellos.

Además, con motivo de la entrada en vigor de la Ley 6/2017 de reformas urgentes del trabajo autónomo, a partir del 1 de enero de 2018, se establecieron condiciones adicionales para la deducibilidad de los gastos de manutención por parte del trabajador autónomo:

• Deben ser gastos del propio contribuyente.
• Deben realizarse en el desarrollo de la Actividad Económica.
• Los gastos deben producirse en establecimientos de hostelería.
• Debe abonarse utilizando medios electrónicos de pago.
• No deben superar los importes establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores. Para el año 2017 estos límites son 26,67 € / día, si el gasto se produce en España y 48,08 € / día en el extranjero. En el caso de que exista pernocta los importes serían de 53,34 € / día (en España) y 91,35 € / día (en el extranjero) respectivamente.
• Además deben corresponder a municipios distintos al centro de trabajo y al lugar de residencia del contribuyente.

Dentro de los gastos por comidas, son especialmente polémicos los gastos por comidas de trabajo,  y se deberá tener especial cautela en cuanto a la justificación e individualización de cada uno de ellos tratando de no abusar de esta partida.

El IVA de los gastos de desplazamiento.

La normativa de IVA, a excepción de los gastos por el vehículo propio del empresario que se apuntaron anteriormente, no difiere sobre la norma de IRPF, y de hecho se remite a ella, considerando deducible el IVA de este tipo de gastos siempre que el gasto sea deducible en IRPF y la factura que lo justifica cumpla todos los requisitos.

Como conclusión, debemos decir que no conviene abusar de este tipo de gastos, y que si bien el hecho de que existan consultas vinculantes puede ser de utilidad para defender nuestros intereses en un procedimiento inspector, existe cierto criterio subjetivo y de dificultad de prueba que se pueden poner (y en la práctica se ponen) en contra del contribuyente.

Por lo tanto, prudencia, siempre justificación mediante factura y no usarlos de forma general sin individualizar su uso.

Deducibilidad de los vehículos mixtos.

Como ya se mencionó en la entrada referente a la deducibilidad de los vehículos a nombre de la empresa o el empresario, existen diferentes interpretaciones por parte de la administración a la hora de considerar deducibles los gastos de un vehículo, en función del impuesto del que se trate.

En general, la facultad de deducción se condiciona siempre a la afectación del vehículo a la actividad empresarial. En este sentido tanto IVA como Impuesto de Sociedades permiten una afectación parcial, mientras que IRPF es más restrictivo y solamente permite la deducción de los gastos originados por bienes afectados al 100% a la actividad.

En este sentido, los vehículos mixtos son un caballo de batalla para los contribuyentes, ya que siguiendo un criterio muy estricto la administración sólo considera que se consideran plenamente afectados a la actividad cuando se destinen al transporte de mercancías.

¿Qué son los vehículos mixtos?

El Real Decreto Legislativo 339/1990 define el vehículo mixto como “automóvil especialmente dispuesto para el transporte, simultáneo o no, de mercancías y personas hasta un máximo de nueve incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos”

De acuerdo con el Anexo II B. del Real Decreto 2822/1998, de 23 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General de Vehículos en el que se establece la “Clasificación por criterios de construcción” el primer grupo de 2 cifras (correspondientes a las cifras así registradas en la ficha técnica del vehículo) es el que identifica al vehículo. La categoría de vehículos mixtos correspondería con el número 31 “Vehículo mixto adaptable. Automóvil especialmente dispuesto para el transporte, simultáneo o no, de mercancías y personas hasta un máximo de 9 incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos.”

El Reglamento IRPF en su artículo 22.4 considera que los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías se considerarán utilizados para necesidades privadas de forma accesoria y notoriamente irrelevante cuando sean adquiridos y utilizados para el desarrollo de la actividad económica y se destinen a su uso personal en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpa el ejercicio de dicha actividad.

¿Qué se entiende por mercancías?

La Agencia Tributaria, en una interpretación muy restrictiva de la norma entiende que, por su parte, el diccionario de la Real Academia Española define las mercancías como: “Todo género vendible”, “cualquier cosa mueble que se hace objeto de trato o venta”. En el mismo sentido, el Plan General de Contabilidad define las mercaderías (mercancías) como “cosas adquiridas por la empresa y destinadas a la venta sin transformación”.

Y de acuerdo con este criterio, no pueden entenderse como exclusivamente afectos los vehículos mixtos destinados al traslado de materiales o utensilios utilizados en el desarrollo de la actividad, cuando se utilicen también para fines particulares, aunque sea de manera accesoria, ya que no se trata de vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías.

Por lo tanto, quedarían fuera del supuesto de afectación total a la actividad, y por tanto no serían deducibles en IRPF en ningún porcentaje, aquellos vehículos mixtos que no se destinen a transporte de mercancías así consideradas. Por ejemplo, los utilizados por un fontanero en el desarrollo de su actividad para el traslado de útiles y herramientas de trabajo.

Vehículos nunca discutidos por la administración.

Según el Artículo 65. 1. a) 3º de la Ley 38/1992 de 28 de diciembre de Impuestos Especiales en relación con la exención del impuesto de Especial Sobre Determinados Medios de Transporte se considera que son de exclusiva aplicación industrial, comercial, agraria, clínica o científica los furgones y furgonetas de uso múltiple de cualquier altura siempre que dispongan únicamente de dos asientos para el conductor y el ayudante, en ningún caso posean asientos adicionales y el espacio destinado al a carga no goce de visibilidad lateral y sea superior al 50 por 100 del volumen interior.

A efectos prácticos, este tipo de vehículos vienen identificados por los códigos 2420 en la ficha técnica de acuerdo con los Anexos II B y C del Real Decreto 2822/1998 y, como tales, habrán debido de gozar de exención en el impuesto de matriculación.

En ellos concurre, por tanto, la presunción de exclusividad de aplicación en actividades empresariales, y por tanto, salvo prueba en contrario por parte de la administración se presume su utilización al 100% para este tipo de actividades y su completa deducibilidad.

¿Cuándo es deducible el IVA soportado?

Para poder considerar el IVA soportado en la adquisición de bienes y servicios como IVA deducible deben cumplirse una serie de requisitos subjetivos, objetivos, funcionales, formales y temporales.

En este sentido, solamente los empresarios y profesionales podrán deducir las cuotas soportadas de IVA, cuando las adquisiciones lo sean para emplear en la actividad económica que de derecho a deducción. Por tanto, si se desarrollan actividades que estén exentas de IVA, las cuotas soportadas no serán en ningún caso deducibles, y si se desarrollan varios tipos de actividades (unas exentas y otras no) habrá que deducir el IVA soportado de manera proporcional a lo que cada una de las actividades represente (prorrata).

Los requisitos y condiciones que, con carácter general, deben cumplir los gastos y las respectivas cuotas de IVA soportado para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:

Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad y que se consideren necesarios para la obtención de ingresos. En este sentido la carga de la prueba siempre recae sobre el contribuyente, por lo que el uso de partes de gastos o de trabajo, lo más detallados posible, puede ser útil cuando se trate de gastos desplazamiento.

Que se encuentren convenientemente justificados. La Administración entiende que esto solamente se garantiza si se dispone de una factura debidamente desglosada. La información que obligatoriamente debe recoger una factura son los siguientes:

• Debe figurar la palabra «FACTURA». No sirve ningún tipo de ticket, albarán, recibo u otros similares.
• Datos identificativos del vendedor: Nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF. En el caso de sociedades también es conveniente que figuren los datos de inscripción en el registro mercantil (tomo, folio, libro…)
• Datos identificativos del cliente: La factura debe incluir todos los datos del cliente, es decir, nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF. Esta información es opcional en el caso de facturas simplificadas, pero para que la cuota soportada mediante factura simplificada pueda ser deducible será obligatorio que aparezcan estos datos.
• Fecha de emisión: La factura debe emitirse en una fecha determinada y esta debe figurar especificada claramente.
• Número de factura: Todas las facturas emitidas deben ser numeradas de manera correlativa.
• Detalle de los conceptos facturados: Debe figurar, de la manera más clara posible cuáles son los conceptos por los que se emite la factura
• La base imponible: Corresponde con el valor total de los bienes o servicios facturados y es la base que se utilizará para determinar los impuestos que implica la venta.
• Tipo de IVA y cuota de IVA: Se debe especificar el porcentaje de IVA que resulte de aplicación según la operación a que corresponda la venta facturada. En base a ese porcentaje, y aplicando el mismo sobre la base imponible, se calculará la cuota devengada de IVA. Ambas cosas, cuota y tipo, deben figurar por separado.
• Importe total de la factura: El total factura será el resultado de sumar la base imponible más la cuota de IVA

El desglose es muy estricto y la falta de cualquiera de los datos necesarios hace que la cuota de IVA no sea deducible.

Que se hallen registrados en la contabilidad que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.

Además de esto, nunca se considerarán deducibles las cuotas de IVA soportadas en los siguientes tipos de servicios:

• Compra de alimentos, bebidas y tabaco.
• Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.
• Los bienes o servicios destinados a la atención a clientes.
• Las joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas naturales o cultivadas, y objetos elaborados total o parcialmente con oro o platino.

Retribuciones al socio administrador. Nómina, factura, retenciones aplicables, etc…

A la hora de constituir una sociedad, la retribución a los socios que van a trabajar en la misma es uno de los temas que más dudas genera a los autónomos que dan el paso de optar por esta forma jurídica.

La retribución del administrador/gerente.

En toda sociedad debe existir un administrador que desempeñe las tareas inherentes a dicho cargo tales como la firma de cuentas anuales, la convocatoria de juntas de socios, la firma de las actas de las reuniones, etc…

Para que la retribución de este tipo de tareas sea deducible en el Impuesto de Sociedades, debe estar expresamente recogido en los estatutos sociales de la empresa el hecho de que el cargo es retribuido y determinarse de manera precisa el importe de dicha retribución. En este sentido, puede dejarse a criterio de la junta general el importe de la retribución de dicho cargo para cada ejercicio.

Además de las tareas propias del cargo de administrador, la Agencia Tributaria estableció mediante la consulta vinculante V0879-12 que cuando en una sociedad el administrador y el gerente son la misma persona, las funciones de gerente quedan englobadas dentro de las del administrador. Lo cual supone que si, de acuerdo con los estatutos, el cargo de administrador es gratuito, las retribuciones satisfechas por labores de gerencia a esa misma persona tampoco se considerarán deducibles en el impuesto de sociedades.

En cuanto a la retención que deben soportar este tipo de nóminas  se establecen tramos en función del volumen de facturación de la sociedad:

• Importe neto de la cifra de negocios del último año, mayor de 100.000 euros: el porcentaje de retención a aplicar por rendimientos del trabajo en el IRPF es del 37% en 2015 y del 35% en 2016.
• Importe neto de la cifra de negocios menor de 100.000 euros: 20% en 2015, 19,5% desde el 12 de julio de 2015 y 19% previsto para 2016.

La retribución por el trabajo desarrollado para la empresa.

Independientemente del cargo de administrador, en muchos casos, el socio tiene también la condición de trabajador de la sociedad por los servicios que para ella presta, estando sometido a las condiciones laborales que se establezcan por Convenio Colectivo y percibiendo un salario acorde a dicho trabajo.

En este caso podemos encontrarnos con 3 situaciones:

1. Que el socio realice su trabajo personal por cuenta ajena.

En este caso, los importes cobrados por su trabajo personal se pueden percibir como nómina, sometida a la retención que corresponda según las tablas generales de retención para trabajadores. Aquí la clave es demostrar que existe una relación laboral entre el socio y la sociedad en términos de dependencia y ajeneidad. En términos generales si el socio tiene una participación inferior al 50% en la empresa, se podrá considerar que sí que existen las condiciones necesarias para considerar la relación como laboral. Incluso si el porcentaje de participación es superior podría considerarse que la retribución es fiscalmente deducible a efectos del Impuesto de Sociedades si se cumplen ciertos requisitos:

• Se puede probar que el socio trabaja en el día a día de la empresa.
• La retribución es acorde a la valoración normal de mercado correspondiente a entidades vinculadas.
• El socio no dispone de medios materiales propios ni de estructura empresarial que le permitan desarrollar la actividad de manera ajena e independiente a la empresa.

2. Que el socio desarrolle una actividad mercantil por cuenta propia.

En este caso el socio deberá facturar los trabajos realizados a la sociedad y efectuar sus correspondientes declaraciones fiscales.

3. Que el socio desarrolle una actividad profesional.

tras la Reforma Fiscal, en vigor desde enero de 2015, los socios que participen en sociedades y entidades profesionales (dadas de alta en un epígrafe de actividades profesionales del IAE) no pueden cobrar nómina y han de emitir factura obligatoriamente.

Si como autónomo tengo mi oficina en mi casa, ¿qué gastos puedo deducirme?

ACTUALIZADO 15/01/2018

Con motivo de una reciente sentencia de TEAC, se han publicado algunas noticias en prensa relativas a la deducibilidad de los gastos de la vivienda del autónomo que trabaja en casa. Vea cómo han quedado las cosas en este aspecto.

Alquiler de la vivienda.

Para poder deducir la parte proporcional, correspondiente al alquiler de la vivienda habitual, que correspondería a los metros cuadrados en los cuales se desarrolla una actividad empresarial o profesional deben cumplirse 2 requisitos:

1. Debe notificarse a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.
2. Deben solicitarse al propietario del a vivienda 2 facturas separadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA.  Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA. Esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario.

Gastos por suministros.

Hasta ahora, Hacienda no permitía que los autónomos que trabajan en su propia vivienda dedujesen en su IRPF los gastos por suministros (teléfono, luz, agua, gas, internet…). No obstante, el TEAC en su resolución de fecha 10 de septiembre de 2015 opina que esto sí es posible, aunque con ciertos condicionantes.

A partir de 2018 la doctrina del TEAC se consolida y con la entrada en vigor de la nueva Ley de Autónomos se permitirá la deducción de los gastos por suministros (teléfono, luz, agua, internet, etc…) cuando se cumplan los siguientes requisitos:

• Se deberá calcular la proporción entre los metros cuadrados de vivienda utilizados en la actividad y los metros cuadrados totales.
• Y sobre esa proporción, aplicar el 30%. Apunte. El resultado será el porcentaje de gastos por suministros que se podrá deducir.

Gastos derivados de la titularidad de la vivienda.

En general este tipo de gastos (IBI, comunidad, etc…) sí que se consideran deducibles en proporción al uso que se hace para la actividad empresarial de la vivienda. En este sentido debe comunicarse a hacienda, mediante el correspondiente modelo censal, el número de metros cuadrados destinados a la actividad y el porcentaje que estos representan sobre el total de la vivienda.

Ojo, con la recogida de basuras.

Como hemos visto en los puntos anteriores, el requisito indispensable para poder deducir cualquier gasto de los que corresponden al uso empresarial o profesional de la vivienda habitual, pasa necesariamente por la comunicación a Hacienda de los metros cuadrados destinados a esta actividad.

El hecho de comunicar este dato, en la mayor parte de los casos, lleva aparejado el cobro de una tasa municipal por recogida de basuras adicional a la que se paga por el uso particular de la vivienda.

Si bien, el alta en esta tasa debe hacerse mediante comunicación al ayuntamiento de residencia, son muchos los ayuntamientos que pueden oficiar el pago de esta tasa de manera automática al comunicarles la hacienda estatal este dato de manera interna.

A modo de ejemplo, puede verse la Ordenanza reguladora de la tasa por el servicio de recogida y tratamiento de basuras del Ayuntamiento de A Coruña.

El vehículo de empresa y sus gastos ¿son deducibles? Como autónomo ¿puedo deducir los gastos de mi coche?

ACTUALIZADO A 14/11/2016

La fiscalidad de los coches de empresa, es decir los que tenemos afectos a nuestra actividad empresarial o profesional, siempre ha sido tratada con un exceso de celo por parte de la Agencia Tributaria en cuanto a permitir la deducción de los gastos inherentes a los mismos (amortización, seguro, combustible, reparaciones, etc.) y las cuotas de IVA soportadas en su adquisición.

En primer lugar hemos de decir que el tratamiento fiscal difiere según nos encontremos ante la normativa del IVA o del IRPF, pues son tributos de distinta naturaleza que gravan diferentes hechos imponibles.

El IVA.

Recientemente la Dirección General de Tributos se pronunció del siguiente modo (consulta V2627/14):

«En consecuencia, las cuotas soportadas en la adquisición del vehículo podrán ser deducidas en la medida en que éste esté afecto al desarrollo de la actividad profesional del consultante y en una cuantía tal que se corresponda con el efectivo grado de afectación del mismo a dicha actividad conteniéndose en la Ley del Impuesto la presunción legal de que dicho grado de afectación coincide con el 50 por ciento y todo ello sin perjuicio de la obligación del sujeto pasivo del impuesto a regularizar las cuotas deducidas en caso de ser el grado de afectación inferior al presunto o inicialmente aplicado»

Esto significa que, permite que las cuotas soportadas en la adquisición y mantenimiento de los vehículos automóviles de turismo se pueda hacer proporcionalmente al grado de afectación del mismo a la actividad, presumiendo un grado de afectación del 50 por ciento, por lo que si sólo deducimos la mitad de las cuotas soportadas, será la AEAT la que vendrá obligada a demostrar una afectación menor.

Así mismo, debe añadirse que si posteriormente transmitimos el vehículo del que, hemos deducido el 50 por ciento de la cuotas soportadas en la adquisición, la base imponible que habremos de consignar en la factura emitida que documente su venta, se computará también en un 50 por ciento, resultando el otro 50 por ciento no sujeto al IVA. Véase consulta de la DGT (V0955-14)

El IRPF.

En el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, no contempla la posibilidad de afectar parcialmente a la actividad elementos patrimoniales indivisibles, a excepción de los utilizados de forma accesoria y notoriamente irrelevante para uso personal, de tal modo que, el tratamiento dado a los vehículos de turismo es más estricto.

De este modo no se considerará deducible en cuantía alguna, los gastos relacionados con aquel vehículo que no se pueda demostrar que está siendo utilizado de modo exclusivo en la actividad empresarial o profesional del autónomo. Por tanto, ni amortización, ni combustible, ni reparaciones, etc… podrán deducirse a efectos de IRPF a no se que se demuestre esta afectación exclusiva a la actividad.

Es una práctica habitual el aplicar como deducible el 50% de los gastos en los que incurre el vehículo en IRPF, utilizando un criterio similar al aceptado por hacienda para el IVA, sin embargo, es cada vez más frecuente que la administración rechace este tipo de práctica y que no permita una deducción parcial en IRPF.

Una de las maneras de poder demostrar esta afectación exclusiva de un turismo podría ser el disponer de 2 vehículos a nombre del autónomo y alegar que uno es para uso privado y otro para uso profesional. Pero cuidado, no bastará simplemente con tener 2 turismos, habrá que demostrar de manera clara que uno de ellos se utiliza exclusivamente para la actividad empresarial. La carga de la prueba recae aquí sobre el contribuyente y será válida cualquier medio de prueba admitido en derecho.

Podría ser válido, en caso de que se pudiese demostrar, alegar que el vehículo siempre «duerme» en el garaje de la empresa, o que los kilómetros recorridos son coherentes con los desplazamientos a obras que han sido facturadas durante ese año. En este sentido, puede resultar de utilidad la utilización de partes de desplazamiento en los que se especifique cada gasto por desplazamiento de manera individualizada.

Otras formas de poder justificar la utilización exclusiva pueden ser:

• Demostrar la inaccesibilidad al vehículo fuera del horario laboral por encontrarse el vehículo en todo momento en las instalaciones de la empresa.
• El exclusivo uso del mismo en el desarrollo de la actividad profesional al quedar depositado, fuera del horario laboral en un garaje público, actuando los tickets de entrada y salida como prueba.
• Los itinerarios y tiempos de uso realizados por el vehículo proporcionados por un dispositivo de seguimiento o empresa de seguimiento de flotas.

Estas pruebas pueden llegar a ser muy difíciles de obtener y en caso de resultar incompletas o poco sólidas podrían ser desestimadas, debe tenerse en cuenta que en última instancia es la Agencia Tributaria la que debe considera el gasto como deducible o no.

En todo caso quedan fuera de duda los siguientes tipos de vehículos que siempre se consideran afectos al 100% a la actividad empresarial (RIRPF Art. 22.4):

• Los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
• Los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
• Los utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.
• Los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.
• Los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
• Los utilizados en servicios de vigilancia.

Tratamiento en el Impuesto de Sociedades.

La diferencia en el tratamiento fiscal entre el IRPF y el Impuesto de Sociedades radica en que mientras que el primero exige que el automóvil se encuentre afecto a la actividad de forma exclusiva, el Impuesto de Sociedades permite la deducibilidad de los gastos por la utilización del vehículo aunque su afectación sea parcial.

A la hora de calcular nuestra cuota del Impuesto sobre Sociedades, para el caso de que desarrollemos nuestra actividad a través de una sociedad de capital, habremos de ser cautos a la hora de deducir los gastos por la utilización de los vehículos. La normativa fiscal exige que los gastos han de estar relacionados con los ingresos de forma directa, es decir que se hayan ocasionado en el ejercicio de la actividad y sean necesarios para obtener los ingresos, correspondiendo al contribuyente la demostración de que se dan tales circunstancias.

Dentro de este apartado, y por la parte de utilización del vehículo que no corresponda a el ejercicios de la actividad, nos encontraremos con que existirá una retribución en especie en beneficio del trabajador (o socio) que utilice el vehículo para fines particulares.

Esto conlleva que el usuario del automóvil habrá de imputarse un rendimiento en especie en su declaración del IRPF y tributar por ello. A estos efectos, la renta en especie a imputar dependerá, en general, de si su relación con la empresa es laboral o no:

• Para el caso de empleados y socios con relación laboral, deberá imputarse un 20% del valor del vehículo (en proporción a la utilización particular que se realice). Si el vehículo es energéticamente eficiente, dicho porcentaje puede reducirse hasta en un 30% (pasando del 20% al 14%). Se considera que un socio mantiene una relación laboral con la sociedad, si ostenta menos del 25% de participaciones de la misma y está subordinado a otros socios con participación mayoritaria.
• Para el resto de socios, se deberá valorar la renta en especie según el valor de mercado de la cesión del vehículo. Para determinar dicho valor puede tomarse como referencia, por ejemplo, lo que cobre una empresa de renting por la cesión del vehículo.

Con esta hoja de cálculo se puede calcular de forma práctica la valoración de la retribución en especie que se debe imputar al trabajador:

Valoración de la retribución en especie.xlsx

Resumen.

1. A efectos de IVA, nos podremos deducir el 50% de la cuota del mismo, tanto en la adquisición como en los gastos por su utilización, siempre con factura; se presupone un grado de afectación del 50% salvo que se demuestre que es mayor y, por consiguiente, la deducción sería mayor.
2. A efectos de IRPF, la legislación es muy estricta, dado que no permite la deducción de ningún gasto asociado al automóvil, salvo en el caso de representantes y agentes comerciales que se les permite el 100%.
3. A efectos del Impuesto sobre Sociedades, la legislación es más flexible, permitiendo una afectación parcial del vehículo a la actividad, no obstante conllevará declarar una retribución en especie a quien lo utilice privativamente.

El alta previa en Hacienda para deducir gastos anteriores al inicio de la actividad.

Para poder comenzar con una actividad económica, en muchos casos es necesario hacer una inversión inicial importante de manera previa a que se comience a desarrollar la propia actividad. Los gastos en la reforma del local, los estudios de mercado previos y en general todos las inversiones y gastos que es necesario acometer antes de la apertura del negocio son algunos ejemplos de este tipo de gastos.

En  general para poder deducir fiscalmente este tipo de gastos, Hacienda exige que el empresario esté dado de alta, y para ello se presenta la opción de tramitar una comunicación previa al inicio de las operaciones.

Si bien es cierto que, aún sin constar alta censal previa, existen determinadas sentencias que han considerado como deducibles los gastos e inversiones que se pueda demostrar que han sido destinados a la actividad que posteriormente se comience a desarrollar, sigue siendo recomendable la práctica de la tramitación del alta previa para evitar una posible litigiosidad futura con el fisco.

¿Cómo se debe proceder con el comunicación de alta previa?

Para comunicar a la Agencia Tributaria el hecho de que se van a empezar a recibir facturas a cuenta de una actividad que se dará de alta con posterioridad, debe presentarse la correspondiente declaración censal (modelo 036 o 037).

En esta declaración se tramitará el alta del epígrafe de IAE que corresponda a la actividad que se va a ejercer y se marcará la casilla 504 “Comunicación de inicio de actividad. Entregas de bienes o prestaciones de servicios posterior a adquisición de bienes o servicios.”

También habrá que marcar las casillas correspondientes al alta de IRPF eligiendo el método de estimación correspondiente (directa, simplificada u objetiva)

A partir de la fecha de alta previa se genera la obligación de presentación de impuestos, tanto de IVA como de pagos a cuenta de IRPF, si es que estos fueran necesarios en nuestra actividad. Por tanto, las declaraciones trimestrales que se presentarán con carácter previo al inicio de la actividad serán siempre negativas, puesto que no existen ingresos ni, por tanto, IVA repercutido.

El período de tiempo máximo que se puede mantener el alta previa, sin dar un alta en firme es de 4 años ya que es este el tiempo máximo durante el que las facturas soportadas son deducibles sin justificar ingresos asociados a dichos gastos.

¿Y cuándo empecemos la actividad?

Cuando se quiera tramitar el alta normal de la actividad, para comenzar a facturar, habrá que presentar de nuevo un modelo censal (036 o 037) y marcar la casilla 508 “Comunicación de comienzo habitual de entregas de bienes o prestaciones de servicios (habiendo marcado la casilla [504] o la casilla [506] en una declaración censal presentada anteriormente).”

A partir de ese momento también habrá que tramitar el alta en autónomos en la Seguridad Social y comenzar a pagar la cuota correspondiente.

¿Y si, finalmente no se inicia la actividad?

Las consecuencias a efectos de IVA se tratan en este artículo:

Al final no inicié la actividad 

Deducir el seguro médico en IRPF.

ACTUALIZADO A 15/11/2016

Las cantidades destinadas para el pago de un seguro de salud privado (del tipo de Sanitas, Adeslas u otros..), en general, no presentan la posibilidad de desgravación fiscal para el sujeto pasivo que las abona. A pesar de que existen determinadas comunidades autónomas que sí que consideran esta deducción con carácter general para todos sus contribuyentes, en la mayor parte del territorio nacional esta posibilidad no existe.

Ahora bien, existen determinados casos en los que sí que podrán quedar exentas de tributación estas cantidades.

Retribución en especie del trabajador por cuenta ajena.

Para el caso de aquellas empresas que pagan un seguro de salud a sus empleados, el pago dicho seguro tiene la consideración, a efectos de IRPF, de rendimiento del trabajo en especie.

Ahora bien, establece el Reglamento de IRPF (Art. 46) que no se considerará rendimiento en especie, y por tanto estará exento de tributación, las primas satisfechas por la empresa a entidades aseguradoras para la cobertura de enfermedad, cuando se cumplan los siguientes requisitos y límites:

1. Que la cobertura de enfermedad alcance al propio trabajador, pudiendo además alcanzar a su cónyuge y descendientes (tanto hijos, como nietos, o bisnietos)
2. Que las primas o cuotas satisfechas no excedan de 500 euros anuales por cada una de las personas señaladas en el apartado anterior. El exceso sobre dichas cuantías constituirá retribución en especie.

Empresarios con control directo de una sociedad.

Para el caso de socios que ostenten el control efectivo de la sociedad, siempre que ello implique su cotización el Régimen de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social, este incentivo fiscal no es aplicable.

Aún cuando el socio también sea trabajador de la empresa, y cobre retribución salarial por ello, hacienda interpreta que no concurrirán los requisitos de ajenidad y dependencia necesarios para poder aplicar el incentivo.

A este respecto hace referencia la consulta tributaria viculante nº V2667-09.

Empresarios en estimación directa.

En estos casos, y dentro de la consideración de otros gastos deducibles establece la normativa del IRPF que se considerarán deducibles  «las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él. El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente (Art. 30.2.5ª Ley IRPF)»

En este caso la deducción sólo se podrá extender al cónyuge e hijos, y no al resto de descendientes.

Aclaración respecto al tipo de seguro.

En todo caso la deducibilidad fiscal de las primas de seguro se circunscribe exclusivamente a seguros de enfermedad y sólo en la parte correspondiente a la cobertura de enfermedad o asistencia sanitaria, no pudiendo extenderse a seguros distintos, como es el seguro de accidentes, ni a coberturas distintas. Véase a estos efectos la consulta a la DGT nº 0801-04 de 30/04/2004.