Deducir el gasto del móvil

Si como empresario o profesional, dispone de una única línea de teléfono que utiliza tanto para su actividad empresarial como para fines privados, la norma tributaria le impide poder deducir en ninguna cantidad los gastos de dicha línea.

Para poder deducir el gasto soportado en este concepto en IRPF, es necesario disponer de una línea de teléfono que se use de manera exclusiva en la actividad empresarial. Lo mismo sucede a efectos de IVA, ya que la norma de este impuesto condiciona la deducibilidad de la cuota de IVA a que el gasto haya sido deducible en IRPF.

Muchas compañías telefónicas ofertan contratos en los que se combina la cuota de teléfono fijo, junto con 2 (o más) líneas móviles. En el caso de contratar uno de estos productos para utilizar una de estas líneas en la actividad empresarial, será necesario que el proveedor desglose, por separado en la factura, el importe correspondiente a esta línea. En caso contrario la factura no será deducible en ninguna cuantía.

 

Plazos para emitir y enviar las facturas. Novedades en 2017.

Con motivo de la entrada en vigor del RD 596/2016, y concretamente su artículo 3.2, se ha modificado lo establecido en el artículo 18 del Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre respecto al plazo para la remisión de facturas, cuando el destinatario de las mismas sea un empresario o profesional.

De tal manera, a partir del 1 de enero de 2017, las facturas deben ser expedidas y enviadas al cliente antes del día 16 del mes siguiente a la fecha en que devengue el IVA (en general, el momento de la entrega de las mercancías o la prestación de los servicios facturados).

De este modo, se reduce sustancialmente el plazo para la remisión de las facturas, con la anterior normativa, el plazo era de un mes desde la fecha de expedición de las mismas, por lo que, considerando que la factura debía ser emitida antes del día 16 del mes posterior al del devengo de la operación, la factura podría ser remitida hasta el día 15 del segundo mes posterior.

Ejemplo.

Para una entrega de bienes que se realice el día 27 de marzo, la factura deberá ser emitida antes del día 16 de abril y, con la nueva normativa, remitida al cliente antes de esa misma fecha. Con la anterior normativa, el plazo para la emisión de la factura sería el mismo, pero la remisión de la factura al cliente podía hacerse hasta el día 15 de mayo.

En este sentido, no se ven afectados los plazos para la emisión y envío de las facturas emitidas clientes finales particulares, ya que para este caso, tanto la expedición de la factura como la remisión de la misma, ya debían ser efectuadas en el mismo momento del devengo del IVA.

Sanciones.

Hacienda podrá sancionar el incumplimiento de estos plazos con una multa del 1% de la cuantía total de las facturas cuya emisión sobrepase el plazo máximo fijado.

Además debe tenerse en cuenta, que con la entrada en vigor del Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), obligatorio a partir del mes de julio, para todas las empresas que tengan obligación de presentación mensual de IVA, hacienda tendrá muy fácil detectar a aquellas empresas que incumplan esta obligación.

Para consultar el resto de obligaciones relativas a la facturación de tu empresa puedes visitar el siguiente enlace:

 La emisión de facturas, todo lo que debes saber.

Al final no inicié la actividad

Tal y como ya se trató en su día, en muchos tipos de actividades es necesario incurrir en gastos previos al alta para acometer una inversión inicial, y para poder deducir estos gastos previos al comienzo de la actividad se hace necesaria el alta en hacienda.

La cuestión que surge en el ámbito del IVA, es poder determinar qué sucederá con las cuotas soportadas y deducidas con anterioridad al comienzo de la actividad empresarial, si finalmente esta actividad no se llega a producir.

La resolución 01242/2013/00/00 de fecha 27 de abril de 2015 del TEAC estableció los criterios que se deben seguir en este tipo de casos. El caso planteado en el TEAC, es el de una empresa de promoción inmobiliaria que dedujo el IVA de la opción de compra de unos solares que finalmente no se llegaron a adquirir y, por tanto, no se llegó a efectuar actividad alguna.

Ante esto, la inspección de hacienda consideró que las cuotas de IVA deducidas no eran deducibles por no haberse realizado ventas. En este sentido se cuestionaba que hubiera existido intención de realizar actividad alguna.

Sin embargo, el TEAC finalmente ha dado la razón al contribuyente al considerar que:

• La calificación como deducible del IVA soportado en los “gastos preparatorios” depende exclusivamente de las circunstancias del momento en que dichos gastos se soportaron.
• si según el resto de pruebas aportadas puede demostrarse que la intención del empresario era iniciar una actividad, el IVA soportado debe ser considerado deducible, aun en el caso de que la actividad no se inicie nunca.

Por lo tanto, lo determinante a la hora de considerar las cuotas soportadas de IVA, previas al comienzo de la actividad, en el caso de que finalmente no se produzca el alta definitiva, es la intención de afectar los activos o gastos a la actividad que se pretende iniciar.

En este sentido, tendrán especial importancia todas las pruebas que puedan aportarse para demostrar la intención del empresario de iniciar la actividad. También será importante, evitar que se puedan “confundir” con el uso privado determinadas compras, y por ello es muy recomendable ser especialmente cauteloso con aquellos bienes que puedan ser susceptibles de un doble uso, por ejemplo vehículos de turismo.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?

La obligación de conservar las facturas y justificantes de la actividad económica, en muchas ocasiones supone un problema de espacio importante para muchas empresas. Por ello, es frecuente que se nos preguntemos durante cuánto tiempo debemos conservar los «papeles», y a partir de qué momento los podemos reciclar, con la seguridad de que no nos van a ser requeridos por la administración, en el ámbito de alguna comprobación.

En este sentido, veremos que los plazos a los que se nos puede obligar a mantener la documentación, pueden ser mucho más amplios de lo que nos podría parecer en un principio.

En general el plazo del que dispone Hacienda para realizar comprobaciones sobre tributos es de cuatro años, contados a partir de la fecha en la que se terminó el plazo voluntario de presentación del tributo en cuestión. Así por ejemplo, el plazo de presentación del impuesto sobre la renta del año 2010, finalizó el 30 de junio de 2011, por lo que su período máximo de comprobación (si no se produce ninguno de los supuestos que veremos a continuación) terminaría el 30 de junio de 2015.

Para el caso de las sociedades, además de este plazo fiscal, la normativa contable obliga a conservar toda la documentación relativa a la actividad económica durante al menos seis años, contados desde el último asiento del ejercicio. Por lo tanto, según esta regla, a partir del 1 de enero de 2017 se podría destruir la documentación del año 2010 y de todos los anteriores.

Sin embargo, veremos como la norma fiscal plantea determinadas circunstancias que van a hacer que se pueda alargar mucho más este período:

• Interrupciones. La regla de los 4 años de prescripción, que ya hemos mencionado, puede verse interrumpida por actos relativos al tributo que se vaya a comprobar. Por ejemplo, la presentación de una declaración complementaria, la comunicación de actuaciones de comprobación por parte de la Agencia Tributaria, la existencia e una liquidación provisional, etc…. Todos estos actos harán que se interrumpa el período de prescripción y que el cómputo de los 4 años se inicie de nuevo.
• Activos: Las facturas y documentos relativos a los activos que se amorticen deberán conservarse hasta que, de acuerdo con lo anterior, hacienda ya no pueda revisar el último año en el que se haya amortizado el activo en cuestión. Además, a efectos de IVA las facturas de los activos de inmovilizado de más de 3005,06 € deberán conservarse durante un mínimo de 9 años y de 14 años en caso de ser inmuebles. Esta obligación se deriva la existencia del denominado «período de regularización» de los bienes de inversión.
• Compensación de pérdidas: Si en un ejercicio genera pérdidas o deducciones compensables en ejercicios futuros, deberá conservar toda la documentación acreditativa durante al menos diez años. Transcurrido dicho plazo, y mientras estas pérdidas o deducciones estén pendientes, sólo deberá conservar la declaración del año en el que se generaron y la contabilidad de dicho ejercicio.

Tenga en consideración todas estas particularidades antes de destruir la documentación de su actividad, y tenga también en cuenta que la existencia de un soporte digital de la documentación (conservar las facturas escaneadas) es mejor que la ausencia de la misma, pero por ahora, no hay soporte legal que permitan acreditar que dichos soportes tengan la misma validez que a los originales, por lo que no se puede garantizar que vayan a ser admitidos por la administración en determinados procesos de comprobación.

Base de datos nacional de subvenciones.

Durante este año 2016 ha entrado en funcionamiento el nuevo Sistema Nacional de Publicidad de Subvenciones. Este sistema agrupa en una única base de datos todas las subvenciones que se publican en todo el territorio nacional, ya sean subvenciones estatales, autonómicas o locales.

El acceso a dicha información se encuentra disponible en la siguiente página web:

http://www.pap.minhap.gob.es/bdnstrans/GE/es/index

La información sobre subvenciones se puede filtrar por diferentes criterios, existiendo también un sistema de alertas que enviará por correo electrónico las nuevas ayudas que se convoquen de acuerdo a nuestras preferencias o criterios de filtro.

Deducibilidad de los gastos por desplazamientos, comidas, alojamiento, etc…

ACTUALIZADO 07/05/2020

Un problema frecuenta al que se enfrentan los autónomos es el de tener que realizar desplazamientos fuera de su lugar de residencia habitual para desempeñar su labor empresarial o profesional. En estos casos, se incurre de manera inevitable en gastos de desplazamiento, manutención, e incluso gastos de alojamiento, si el desplazamiento dura varios días.

Frecuentemente este tipo de gastos se denominan de manera coloquialmente como “dietas”, aunque siendo rigurosos esta denominación no sería la más precisa ya que el término dietas es más correcto utilizarlo para los gastos en los que incurre un empleado, con motivo de sus desplazamientos fuera de su lugar de trabajo, y no para los gastos en los que incurre el propio autónomo titular de la actividad.

Regla general.

Como regla general debemos considerar que todo este tipo de gastos deben ser gastos relacionados directamente con el desarrollo de la actividad, y debe ser “necesario para la obtención de ingresos” de la misma.

Además debe estar justificado mediante el documento legalmente establecido (factura o documento sustitutivo de la misma). Por tanto quedan excluidos los tickets, recibos, albaranes o similares que no sean estrictamente facturas. Los requisitos que debe cumplir una factura para poder considerarse como completa y deducible pueden consultarse en el artículo previo: ¿Cuándo es deducible el IVA soportado?

Además, los desplazamientos que originen todos los gastos por “dietas” han de ser siempre fuera del municipio donde tenga la vivienda habitual o el domicilio de la actividad el empresario.

Gastos por desplazamientos

Todos los gastos por desplazamientos en transporte público (taxi, tren, autobús, avión…) son deducibles siempre que cumplan con lo expuesto en la regla general anterior, es decir, que se encuentren documentados mediante factura, y que se justifique su necesidad y su relación con la actividad.

Dentro de esta categoría podemos englobar también los gastos por desplazamiento en el vehículo propio del empresario (gasolina, peajes, parking, etc..). En este caso debemos considerar que sólo se considerarán deducibles en el caso de que el vehículo esté afecto al 100% a la actividad. No se permite, por tanto, una afectación parcial de los gastos, pero sí del 50% del IVA, tal y como se explicó en el artículo previo: El vehículo de empresa y sus gastos ¿son deducibles?

Gastos por comidas y alojamiento.

En lo que respecta a este tipo de gastos, en general, el criterio para poder deducirlos es el mismo que para los gastos de desplazamiento, es decir, deben estar justificados mediante factura y deben estar relacionados con la actividad.

A este respecto puede observarse la consulta V0108-13  donde además de estos requisitos también considera que se deberán eliminar aquellos que se consideren excesivos o desmesurados y deben poder ser individualizados en el sentido de que cada gastos pueda ser aplicado a una situación en concreto y no utilizarlos de forma genérica e indeterminada. En este sentido, será de especial utilidad para la prueba la utilización de partes de gasto detallando cada uno de los gastos en los que se incurre, el motivo de los mismos y adjuntando los justificantes de cada uno de ellos.

Además, con motivo de la entrada en vigor de la Ley 6/2017 de reformas urgentes del trabajo autónomo, a partir del 1 de enero de 2018, se establecieron condiciones adicionales para la deducibilidad de los gastos de manutención por parte del trabajador autónomo:

• Deben ser gastos del propio contribuyente.
• Deben realizarse en el desarrollo de la Actividad Económica.
• Los gastos deben producirse en establecimientos de hostelería.
• Debe abonarse utilizando medios electrónicos de pago.
• No deben superar los importes establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores. Para el año 2017 estos límites son 26,67 € / día, si el gasto se produce en España y 48,08 € / día en el extranjero. En el caso de que exista pernocta los importes serían de 53,34 € / día (en España) y 91,35 € / día (en el extranjero) respectivamente.
• Además deben corresponder a municipios distintos al centro de trabajo y al lugar de residencia del contribuyente.

Dentro de los gastos por comidas, son especialmente polémicos los gastos por comidas de trabajo,  y se deberá tener especial cautela en cuanto a la justificación e individualización de cada uno de ellos tratando de no abusar de esta partida.

El IVA de los gastos de desplazamiento.

La normativa de IVA, a excepción de los gastos por el vehículo propio del empresario que se apuntaron anteriormente, no difiere sobre la norma de IRPF, y de hecho se remite a ella, considerando deducible el IVA de este tipo de gastos siempre que el gasto sea deducible en IRPF y la factura que lo justifica cumpla todos los requisitos.

Como conclusión, debemos decir que no conviene abusar de este tipo de gastos, y que si bien el hecho de que existan consultas vinculantes puede ser de utilidad para defender nuestros intereses en un procedimiento inspector, existe cierto criterio subjetivo y de dificultad de prueba que se pueden poner (y en la práctica se ponen) en contra del contribuyente.

Por lo tanto, prudencia, siempre justificación mediante factura y no usarlos de forma general sin individualizar su uso.

IVA reducido en las obras en viviendas: Rehabilitación vs Reforma.

ACTUALIZADO A 22/11/2017

A la hora de considerar las obras que se van a realizar en una vivienda, existen 2 posibles escenarios en los que el destinatario de las mismas se puede beneficiar del pago de un tipo reducido de IVA del 10% en lugar del tipo general del 21%.

Supuesto 1: Construcción o rehabilitación de vivienda

La ley de IVA es su Art. 91.3.1º Ley 37/1992, establece que las obras de rehabilitación de vivienda que se produzcan como consecuencia de un contrato entre el promotor (propietario de la vivienda) y el constructor están sujetas a este tipo reducido de IVA.

A estos efectos, para que la obra sea calificada como rehabilitación debe cumplir una serie de requisitos: (Art.20.Uno.22º.B Ley 37/1992)

1. Más del 50% del coste del proyecto debe corresponder a obras de consolidación de elementos estructurales, fachadas o cubiertas, o a obras análogas o conexas (como, por ejemplo, de ampliación de la superficie, albañilería, fontanería, etc.).
2. El coste de las obras debe exceder del 25% del precio de la vivienda si ésta se ha comprado en los dos años anteriores al inicio de las obras. Si el inmueble se ha adquirido con más de dos años de antelación, se debe tomar como referencia el valor de mercado que tenga en el momento de iniciarse las obras. En ambos casos se descontará del valor obtenido el valor correspondiente al suelo.

Se considerarán obras análogas a las de rehabilitación las siguientes:

1. Las de adecuación estructural que proporcionen a la edificación condiciones de seguridad constructiva, de forma que quede garantizada su estabilidad y resistencia mecánica.
2. Las de refuerzo o adecuación de la cimentación, así como las que afecten o consistan en el tratamiento de pilares o forjados.
3. Las de ampliación de la superficie construida, sobre y bajo rasante.
4. Las de reconstrucción de fachadas y patios interiores.
5. Las de instalación de elementos elevadores, incluidos los destinados a salvar barreras arquitectónicas para su uso por discapacitados.

Se considerarán obras conexas a las de rehabilitación las que se citan a continuación cuando su coste total sea inferior al derivado de las obras de consolidación o tratamiento de elementos estructurales, fachadas o cubiertas y, en su caso, de las obras análogas a éstas, siempre que estén vinculadas a ellas de forma indisociable y no consistan en el mero acabado u ornato de la edificación, ni en el simple mantenimiento o pintura de la fachada:

1. Las obras de albañilería, fontanería y carpintería.
2. Las destinadas a la mejora y adecuación de cerramientos, instalaciones eléctricas, agua y climatización y protección contra incendios.
3. Las obras de rehabilitación energética.

Se considerarán obras de rehabilitación energética las destinadas a la mejora del comportamiento energético de las edificaciones reduciendo su demanda energética, al aumento del rendimiento de los sistemas e instalaciones térmicas o a la incorporación de equipos que utilicen fuentes de energía renovables.

Por extensión, si se cumplen los requisitos mencionados, quedarán también sujetos a IVA del 10% las entregas de los armarios de cocina y de baño y de armarios empotrados que formen parte del proyecto global de rehabilitación.

Supuesto 2º: Obras de renovación, reparación o reforma.

En el caso de que los trabajos a realizar sean de menor entidad que el que corresponde a una rehabilitación, como podrían ser servicios de albañilería, electricidad, gas, fontanería, calefacción, pintura, soldadura, carpintería, etc. podrá aplicarse el tipo reducido de IVA del 10%, en lugar del tipo general del 21%, siempre que se cumplan determinados requisitos: Art. 91.2.10º Ley 37/1992

1. Que el destinatario sea persona física, no actúe como empresario o profesional y utilice la vivienda a que se refieren las obras para su uso particular. Así, en el caso de viviendas alquiladas deberá contratar la reforma el inquilino

No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, también se comprenderán en este número las citadas ejecuciones de obra cuando su destinatario sea una comunidad de propietarios.

2. Que la construcción o rehabilitación de la vivienda a que se refieren las obras haya concluido al menos dos años antes del inicio de estas últimas.
3. Que la persona que realice las obras no aporte materiales para su ejecución o, en el caso de que los aporte, su coste no exceda del 40 por ciento de la base imponible de la operación

En todo caso, para evitar posibles problemas con hacienda, es conveniente que el cliente haga constar por escrito que cumple con los requisitos necesarios para poder facturarle con el 10% de IVA.

Para ello en el siguiente enlace puede descargarse una plantilla en word para cubrir y que firme el cliente:

Declaración para aplicación del 10% en obras de reforma

Deducibilidad de los vehículos mixtos.

Como ya se mencionó en la entrada referente a la deducibilidad de los vehículos a nombre de la empresa o el empresario, existen diferentes interpretaciones por parte de la administración a la hora de considerar deducibles los gastos de un vehículo, en función del impuesto del que se trate.

En general, la facultad de deducción se condiciona siempre a la afectación del vehículo a la actividad empresarial. En este sentido tanto IVA como Impuesto de Sociedades permiten una afectación parcial, mientras que IRPF es más restrictivo y solamente permite la deducción de los gastos originados por bienes afectados al 100% a la actividad.

En este sentido, los vehículos mixtos son un caballo de batalla para los contribuyentes, ya que siguiendo un criterio muy estricto la administración sólo considera que se consideran plenamente afectados a la actividad cuando se destinen al transporte de mercancías.

¿Qué son los vehículos mixtos?

El Real Decreto Legislativo 339/1990 define el vehículo mixto como “automóvil especialmente dispuesto para el transporte, simultáneo o no, de mercancías y personas hasta un máximo de nueve incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos”

De acuerdo con el Anexo II B. del Real Decreto 2822/1998, de 23 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General de Vehículos en el que se establece la “Clasificación por criterios de construcción” el primer grupo de 2 cifras (correspondientes a las cifras así registradas en la ficha técnica del vehículo) es el que identifica al vehículo. La categoría de vehículos mixtos correspondería con el número 31 “Vehículo mixto adaptable. Automóvil especialmente dispuesto para el transporte, simultáneo o no, de mercancías y personas hasta un máximo de 9 incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos.”

El Reglamento IRPF en su artículo 22.4 considera que los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías se considerarán utilizados para necesidades privadas de forma accesoria y notoriamente irrelevante cuando sean adquiridos y utilizados para el desarrollo de la actividad económica y se destinen a su uso personal en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpa el ejercicio de dicha actividad.

¿Qué se entiende por mercancías?

La Agencia Tributaria, en una interpretación muy restrictiva de la norma entiende que, por su parte, el diccionario de la Real Academia Española define las mercancías como: “Todo género vendible”, “cualquier cosa mueble que se hace objeto de trato o venta”. En el mismo sentido, el Plan General de Contabilidad define las mercaderías (mercancías) como “cosas adquiridas por la empresa y destinadas a la venta sin transformación”.

Y de acuerdo con este criterio, no pueden entenderse como exclusivamente afectos los vehículos mixtos destinados al traslado de materiales o utensilios utilizados en el desarrollo de la actividad, cuando se utilicen también para fines particulares, aunque sea de manera accesoria, ya que no se trata de vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías.

Por lo tanto, quedarían fuera del supuesto de afectación total a la actividad, y por tanto no serían deducibles en IRPF en ningún porcentaje, aquellos vehículos mixtos que no se destinen a transporte de mercancías así consideradas. Por ejemplo, los utilizados por un fontanero en el desarrollo de su actividad para el traslado de útiles y herramientas de trabajo.

Vehículos nunca discutidos por la administración.

Según el Artículo 65. 1. a) 3º de la Ley 38/1992 de 28 de diciembre de Impuestos Especiales en relación con la exención del impuesto de Especial Sobre Determinados Medios de Transporte se considera que son de exclusiva aplicación industrial, comercial, agraria, clínica o científica los furgones y furgonetas de uso múltiple de cualquier altura siempre que dispongan únicamente de dos asientos para el conductor y el ayudante, en ningún caso posean asientos adicionales y el espacio destinado al a carga no goce de visibilidad lateral y sea superior al 50 por 100 del volumen interior.

A efectos prácticos, este tipo de vehículos vienen identificados por los códigos 2420 en la ficha técnica de acuerdo con los Anexos II B y C del Real Decreto 2822/1998 y, como tales, habrán debido de gozar de exención en el impuesto de matriculación.

En ellos concurre, por tanto, la presunción de exclusividad de aplicación en actividades empresariales, y por tanto, salvo prueba en contrario por parte de la administración se presume su utilización al 100% para este tipo de actividades y su completa deducibilidad.

¿Cuándo es deducible el IVA soportado?

Para poder considerar el IVA soportado en la adquisición de bienes y servicios como IVA deducible deben cumplirse una serie de requisitos subjetivos, objetivos, funcionales, formales y temporales.

En este sentido, solamente los empresarios y profesionales podrán deducir las cuotas soportadas de IVA, cuando las adquisiciones lo sean para emplear en la actividad económica que de derecho a deducción. Por tanto, si se desarrollan actividades que estén exentas de IVA, las cuotas soportadas no serán en ningún caso deducibles, y si se desarrollan varios tipos de actividades (unas exentas y otras no) habrá que deducir el IVA soportado de manera proporcional a lo que cada una de las actividades represente (prorrata).

Los requisitos y condiciones que, con carácter general, deben cumplir los gastos y las respectivas cuotas de IVA soportado para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:

Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad y que se consideren necesarios para la obtención de ingresos. En este sentido la carga de la prueba siempre recae sobre el contribuyente, por lo que el uso de partes de gastos o de trabajo, lo más detallados posible, puede ser útil cuando se trate de gastos desplazamiento.

Que se encuentren convenientemente justificados. La Administración entiende que esto solamente se garantiza si se dispone de una factura debidamente desglosada. La información que obligatoriamente debe recoger una factura son los siguientes:

• Debe figurar la palabra «FACTURA». No sirve ningún tipo de ticket, albarán, recibo u otros similares.
• Datos identificativos del vendedor: Nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF. En el caso de sociedades también es conveniente que figuren los datos de inscripción en el registro mercantil (tomo, folio, libro…)
• Datos identificativos del cliente: La factura debe incluir todos los datos del cliente, es decir, nombre o razón social, dirección, código postal, localidad y NIF. Esta información es opcional en el caso de facturas simplificadas, pero para que la cuota soportada mediante factura simplificada pueda ser deducible será obligatorio que aparezcan estos datos.
• Fecha de emisión: La factura debe emitirse en una fecha determinada y esta debe figurar especificada claramente.
• Número de factura: Todas las facturas emitidas deben ser numeradas de manera correlativa.
• Detalle de los conceptos facturados: Debe figurar, de la manera más clara posible cuáles son los conceptos por los que se emite la factura
• La base imponible: Corresponde con el valor total de los bienes o servicios facturados y es la base que se utilizará para determinar los impuestos que implica la venta.
• Tipo de IVA y cuota de IVA: Se debe especificar el porcentaje de IVA que resulte de aplicación según la operación a que corresponda la venta facturada. En base a ese porcentaje, y aplicando el mismo sobre la base imponible, se calculará la cuota devengada de IVA. Ambas cosas, cuota y tipo, deben figurar por separado.
• Importe total de la factura: El total factura será el resultado de sumar la base imponible más la cuota de IVA

El desglose es muy estricto y la falta de cualquiera de los datos necesarios hace que la cuota de IVA no sea deducible.

Que se hallen registrados en la contabilidad que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.

Además de esto, nunca se considerarán deducibles las cuotas de IVA soportadas en los siguientes tipos de servicios:

• Compra de alimentos, bebidas y tabaco.
• Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.
• Los bienes o servicios destinados a la atención a clientes.
• Las joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas naturales o cultivadas, y objetos elaborados total o parcialmente con oro o platino.

Retribuciones al socio administrador. Nómina, factura, retenciones aplicables, etc…

A la hora de constituir una sociedad, la retribución a los socios que van a trabajar en la misma es uno de los temas que más dudas genera a los autónomos que dan el paso de optar por esta forma jurídica.

La retribución del administrador/gerente.

En toda sociedad debe existir un administrador que desempeñe las tareas inherentes a dicho cargo tales como la firma de cuentas anuales, la convocatoria de juntas de socios, la firma de las actas de las reuniones, etc…

Para que la retribución de este tipo de tareas sea deducible en el Impuesto de Sociedades, debe estar expresamente recogido en los estatutos sociales de la empresa el hecho de que el cargo es retribuido y determinarse de manera precisa el importe de dicha retribución. En este sentido, puede dejarse a criterio de la junta general el importe de la retribución de dicho cargo para cada ejercicio.

Además de las tareas propias del cargo de administrador, la Agencia Tributaria estableció mediante la consulta vinculante V0879-12 que cuando en una sociedad el administrador y el gerente son la misma persona, las funciones de gerente quedan englobadas dentro de las del administrador. Lo cual supone que si, de acuerdo con los estatutos, el cargo de administrador es gratuito, las retribuciones satisfechas por labores de gerencia a esa misma persona tampoco se considerarán deducibles en el impuesto de sociedades.

En cuanto a la retención que deben soportar este tipo de nóminas  se establecen tramos en función del volumen de facturación de la sociedad:

• Importe neto de la cifra de negocios del último año, mayor de 100.000 euros: el porcentaje de retención a aplicar por rendimientos del trabajo en el IRPF es del 37% en 2015 y del 35% en 2016.
• Importe neto de la cifra de negocios menor de 100.000 euros: 20% en 2015, 19,5% desde el 12 de julio de 2015 y 19% previsto para 2016.

La retribución por el trabajo desarrollado para la empresa.

Independientemente del cargo de administrador, en muchos casos, el socio tiene también la condición de trabajador de la sociedad por los servicios que para ella presta, estando sometido a las condiciones laborales que se establezcan por Convenio Colectivo y percibiendo un salario acorde a dicho trabajo.

En este caso podemos encontrarnos con 3 situaciones:

1. Que el socio realice su trabajo personal por cuenta ajena.

En este caso, los importes cobrados por su trabajo personal se pueden percibir como nómina, sometida a la retención que corresponda según las tablas generales de retención para trabajadores. Aquí la clave es demostrar que existe una relación laboral entre el socio y la sociedad en términos de dependencia y ajeneidad. En términos generales si el socio tiene una participación inferior al 50% en la empresa, se podrá considerar que sí que existen las condiciones necesarias para considerar la relación como laboral. Incluso si el porcentaje de participación es superior podría considerarse que la retribución es fiscalmente deducible a efectos del Impuesto de Sociedades si se cumplen ciertos requisitos:

• Se puede probar que el socio trabaja en el día a día de la empresa.
• La retribución es acorde a la valoración normal de mercado correspondiente a entidades vinculadas.
• El socio no dispone de medios materiales propios ni de estructura empresarial que le permitan desarrollar la actividad de manera ajena e independiente a la empresa.

2. Que el socio desarrolle una actividad mercantil por cuenta propia.

En este caso el socio deberá facturar los trabajos realizados a la sociedad y efectuar sus correspondientes declaraciones fiscales.

3. Que el socio desarrolle una actividad profesional.

tras la Reforma Fiscal, en vigor desde enero de 2015, los socios que participen en sociedades y entidades profesionales (dadas de alta en un epígrafe de actividades profesionales del IAE) no pueden cobrar nómina y han de emitir factura obligatoriamente.